מזכירות היא מקצוע וותיק, חשוב ומרכזי, בפעילות השוטפת של עסקים. מה מצופה ממזכירה טובה בעידן המודרני, חוץ ממקצועיות?
מיומנויות עדכניות
תחום המזכירות, כמו עולם העסקים בכלל, מתקדם בדרכים שונות, כול בהיבטי טכנולוגיה. מזכירה מקצועית צריכה להיות מיומנת בכלים טכנולוגיים שרלוונטיים לכך. הדבר מתבטא במידה רבה במיוחד, בעבודה מרחוק – שירותי מזכירות במיקור חוץ. כיום לא חייבים להעסיק מזכירה בתוך העסק, כשכיר/ה. כיום זמינים שירותי מזכירות מרחוק לכל עסק, שהם יעילים לא פחות מאופן העבודה הרגיל וגם זולים יותר. מזכירה שמיומנת בעבודה מסוג זה,
חוסכת לכם את הצורך להשקיע בעמדת עבודה מאובזרת עבורה ובכל הכרוך בהעסקה כשכירה.
מולטיטסקינג
ניהול עסק כולל אתגרי אדמיניסטרציה רבים ועבודה עם אנשי מקצוע רבים, שחלק ניכר מהעניינים הנוגעים להם מגיע לטיפול המזכירה או דורש את מעורבותה. באופן טבעי, דברים רבים מתרחשים במקביל והמזכירה נדרשת ליכולת להסתגל לכך ולנהל היטב ריבוי משימות.
יחסי אנוש טובים
יחסי אנוש הם היטב חשוב ביותר בעבודת מזכירות. עצם המרכזיות של עבודת הפקידה מביאה לכך, גם אם הדבר מתבטא רק במחלקה מסוימת שבה היא עובדת. מעבר לכימיה בסיסית עם המזכירה בגיוסה, מזכירה מקצועית צריכה להסתדר היטב עם צוות העסק, לקוחות, ספקים ועוד. זאת, במסגרת פעילויות דוגמת קבלת קהל, תיאום פגישות וקבלת שיחות נכנסות. במקביל, משברים ביחסי אנוש מתרחשים באופן שוטף. אין עסק שלא נקלע למצבים כאלה, לעתים על בסיס יומי. זה יכול להיות למשל לקוח שמגיע לעסק והוא כועס מסיבה כלשהי ודורש לראות מנהל מסוים. לרוב הדבר לא יתאפשר מיידית ובינתיים, המזכירה היא זו שתתמודד עם הלקוח.
התמודדות עם לחצים
לכל עסק יש את סוגי הלחצים שאופייניים לו, אשר יכולים להגיע עד כדי משברים של ממש. מקרים כאלה ברמת העסק עצמו תלויים באופי העסק וגם המזכירה עשויה להידרש לקחת חלק בהתמודדות איתם. מעבר להם, עשויים להיות לחצים רבים, ברמה יום יומית, בעבודתה השוטפת. המקרה הקלאסי, הוא מצב בו היא עומדת בפני יותר מדי משימות בו זמנית, בגלל נסיבות שלא בשליטתה. במצב כזה, מזכירה עם בגרות וניסיון, שמתפקדת היטב ולא נלחצת, תעשה את המיטב במסגרת הנסיבות המאתגרות ותעמוד בפני רשימת המשימות המסועפת. גישתה המקצועית תתבטא גם בפעולותיה הטכניות (שימשיכו להיות שקולות) וגם בגישתה הפסיכולוגית (נינוחות, חיוך), באופן שעשוי להשפיע לחיוב על הנוכחים במשרד (אנשי צוות, לקוחות ממתינים).
אסרטיביות ונחישות
במצבי משבר בעסק, כאשר יש ריבוי משימות דחופות ובכלל, חשובות בעבודת המזכירות אסרטיביות ונחישות. אסור לה למשל, לאפשר לאנשים "לטרטר" אותה. זה יכול להיות שליח של ספק שהגיע עם סחורה והוא ממתין לידה שיאשרו קבלה ו"ישחררו אותו". משהו מסתבך ומעכב והשליח "לחוץ בזמן" אבל אין למזכירה אפשרות לפתור את העניין במהירות (מאחר שהדבר תלוי בעובד אחר). השליח "מנדנד" בשאלות ובבקשות, שתברר עם X, שתיגש לשאול את Y מה קורה ו"האם אני יכול להיכנס ולדבר איתו בעצמי?" וכן הלאה. להמשיך להיות אדיבה, סבלנית ומקצועית, אבל לדעת להבהיר חד משמעית ובמהירות ש"זה מה יש" כרגע ושאין ביכולתה לזרז עניינים, דורש אסרטיביות ונחישות.
ראש גדול
עבודת המזכירות איננה טכנית בלבד. נדרשת כאן חשיבה רבה ולעתים קרובות גם "ראש גדול". מזכירה שיודעת לפתור דברים ולקדם אותם באופן חכם, בטאקט ותוך בדיקת ובירור כל מה שדרוש, היא נכס חשוב לארגון. בזכותה, היבטי אדמיניסטרציה שונים ולא רק, יתקדמו מהר ויותר חשוב מכך – יתקדמו בצורה איכותית.
לסיכום
בעזרת מזכירה מקצועית, היבט האדמיניסטרציה יטופל בעסק שלכם באופן אופטימאלי ואתם תוכלו להתפנות, למה שחשוב לכם יותר.
